阅读文章

在知识分享的路上小步快走
2018年01月18日     点击:651次    作者:张向菁 

 他山之石 


从2015年起,世界银行知识管理专家团队来到上海国家会计学院(简称SNAI),用其结构化方式帮助SNAI在半年内设计和实施了组织知识分享(organizational knowledge-sharing,简称OKS)能力建设项目。


目前,SNAI以“小步快走”的方式,不断提升自身的知识分享能力。同时, SNAI也致力于推进亚太地区更多的组织来提升其内部知识分享能力,促进其可持续发展。


结构化的路径


世行专家在帮助各国相关组织成功实施OKS项目的基础上,形成了一个结构化的路径,帮助各类组织有系统地提升其知识分享能力。这个路径包括以下8大支柱(见图表)及3个阶段。


问吧.png

图表 组织知识分享能力框架的8个支柱


8大支柱


一个组织的知识分享兴旺与否取决于有利环境和技术能力,这两种组织能力虽然不同但同等重要。


有利环境很大程度上是由组织战略性决策所创建的,主要包括领导层文化、治理机制、资金支持、合作伙伴。其中,领导层与文化,是指如果组织的管理层把知识分享视为常规并辅以有吸引力的认可机制,则能促进员工进行知识分享;有效的治理机制,是指需要必要的组织结构、系统及相关角色分工;合作伙伴,是指适宜的合作伙伴能多维度帮助组织有效和快速地提升知识分享能力。


技术能力主要包括识别与捕捉工作经验教训,将其转化为知识和学习产品分享这些知识和学习产品,最后对上述活动进行检测和评价。

每个组织这8个支柱的具体内容可能会不一样,但它们形成了一个很好的指引框架,帮助每个组织系统性地来检视和建设自身知识分享的能力。


3个阶段


组织知识分享能力框架分为建立基础阶段、磨练技能阶段和持续提升阶段。每个阶段都至关重要。


建立基础 


这一阶段,管理层的承诺和投入非常重要,外部合作伙伴也会给予很大帮助。在SNAI,高管层非常重视并全力支持知识分享。在自愿的基础上,SNAI从各部门筛选了包括部门负责人和业务骨干在内的近30人作为首批“种子”,全程参与由世行专家组设计的5期工作坊以及相应的工作。

这一阶段主要完成以下工作:根据世行OKS能力框架进行自我评价,在此基础上根据组织战略,共创出知识分享的前瞻性愿景及变革路径;制定组织知识分享的战略框架;创建知识分享跨部门协调小组,明确治理结构、预算;界定成功衡量标准;开发试点项目。


磨练技能


这是知识分享的实施阶段,参与者在此过程中磨练和提升知识分享的具体技能。在SNAI,参与组织知识分享的首批“种子”们,通过系列工作坊,在世行专家的引导下,运用“干中学”的方式,掌握了知识捕捉和知识交流的方法和技巧、开发了知识分享的平台,并开展试点项目,顺利捕捉了首批十几个新的知识资产放进共享平台、成功实施了一场知识交流活动。


在这个阶段,需要完成的工作包括学习和掌握有效识别、捕捉、管理、交流、及持续监控和评估的方法、技能;开发可以存储和检索知识资产的平台;快速实施试点项目,赢得“小胜”,体验知识分享的“甜头”。


持续提升


在前两个阶段的基础上,逐步扩大项目实施范围,使其成为常规。在SNAI,试点项目成功后,参与知识分享的首批“种子”们,对试点项目进行梳理和总结,设计了“如何进行知识捕捉和交流”的工作坊,并成立讲师团,分期邀请各部门的同事参加。这逐步让更多人了解知识分享的重要性和益处,掌握知识分享的具体方法和技巧,并实际参与到知识分享的日常工作中。


这一阶段应“趁热打铁”,用试点项目的“兴奋”来点燃更多人的热情和参与度,使他们有机会来体验其中的益处并成为拥护者。同时,还需要建立长效机制,在推广过程中,完善组织架构和分工、改善流程、完善平台等支持功能、落实激励机制。


专业化的方法


结构化的路径对系统化地开展组织内部知识分享是很好的指引;同时,在某些关键点上的专业方法可以起到事半功倍的效果,帮助组织更轻松地实施知识分享。世行专家在大量实践基础上提炼出的针对知识分享每个环节的细致的标准化流程和窍门,使SNAI参与知识分享的员工们,哪怕是新手,也可以“按图索骥”,有条不紊地按步骤产出“合格产品”。


例如,知识捕捉这个环节通过I(识别)、C(捕捉)、V(验证)、F(格式化处理)四个步骤来系统地捕捉专家及同行们的经验性(隐性)知识,最终形成可搜索的知识资产;在各个步骤,又有具体的流程可参考。以采访捕捉(C)为例,结构化路径清晰地说明了采访前准备工作、采访中及采访后具体一步步该怎么做。在具体流程中,结构化路径也提供了相应的窍门和必要的模板,如采访前准备的5W1H问题清单模板,采访中的注意点和分析要点,以及采访后的回顾及整理模板等。


从“脑”到“心” 设立持续化的机制


一路走来,SNAI的员工们对知识分享从“不知道”到“脑袋知道”,再到“努力做到”,最终到“内化于心”。这是个艰难却美好的旅程,而这个旅程能一路走下来得益于持续化的机制。


点燃“第一把火”


世行的知识管理专家团队带动了SNAI对知识分享的认知和热情。他们为SNAI量身定做的5期工作坊,循序渐进地引导SNAI的知识分享首批“种子”们厘清愿景、制定战略、明确目标和行动计划、学习和掌握知识捕捉及交流的具体步骤/方法和工具,并最终成功实施试点项目。


值得一提的是,这些工作坊设计得非常有趣,并且追求实效,“种子”们几乎是在谈笑玩乐中参与和享受着整个过程。他们在世行专家的带领下不仅学到了OKS,参与了知识捕捉和知识交流活动,亲身体验到自己可以做而且效果很好,也感受到知识分享中共同学习成长的快乐。后续,世界银行又通过“TOT”支持SNAI成立了讲师团,成功复制并本地化了“世行知识管理专家团队”。


“星星之火,可以燎原”


在SNAI知识分享能力建设中,跨部门团队是关键的一环。首批“种子”几乎覆盖了所有部门的关键人员,他们对知识分享的认知和热情在后续推广中带动更多人的参与,起到了非常积极的作用。


在工作坊中,每次小组作业都会采用跨部门方式,一方面能够扩大员工的交友圈,更吸引他们;另一方面,不同部门看事情的角度各不相同,就更容易敞开分享、互相激发灵感,帮助所有人员对事情有更全面的认知,共创出更好的解决方案。


“薪火相传”

SNAI在首批“种子”中组建了跨部门的讲师团,在复制“世行模式”的基础上进一步优化提升,不仅使系列工作坊更加吸引人,而且使知识分享的流程和方法更加简洁落地。


讲师团为后续推广时的分批“全员培训”提供了持续的专业支持,也为SNAI向外推进其客户和合作伙伴的组织知识分享能力建设奠定了基础;而这个过程,又进一步促进了讲师团的不断扩容以及理念内化,使其成为知识分享“薪火相传”的中坚力量。


“众人拾柴火焰高”


SNAI的领导人一开始就敏锐地察觉到知识分享对于SNAI实现其组织愿景和促进组织可持续发展的重要性,并意识到这是实现企业文化变革的好契机,所以力推知识分享工作,也在各种场合宣讲知识分享的重要性,持续亲自参与、认可和推动知识分享工作。


在高层的全力支持下,各部门都很支持这项工作,确保了世行系列工作坊及试点项目的顺利完成。并且,结合日常工作平台的改造契机,使知识分享的理念贯穿到员工的日常工作流中;组织结构和人员分工、激励机制也逐步到位。


SNAI也善用精神奖励有效激发员工的内在动力,比如制作专业的宣传片,提炼出素材给相关平台进行展示和表彰,使参加知识分享的员工们有机会展露自己的风采、更深刻地认识到知识分享的意义;讲师团队每周自发举办午餐会,切磋技艺、享受友谊,这份热忱吸引着更多的人自愿成为“种子”。


版权声明:本文由 《培训》杂志 原创,转载请注明来源于《培训》杂志官网。

0赞
站内文章搜索

热门文章